Come migliorare efficienza e sicurezza in 10 minuti

Giocare e condividere l’umore, modi inaspettati per essere più produttivo

Ci sono momenti buoni e momenti difficili, ma il nostro umore cambia più spesso della nostra fortuna.
Thomas Carlyle

Quando si è reso conto che soffrire di periodi di depressione stava minando la sua vita e le sue relazioni alla base, Jon Cousins, imprenditore online, creativo, ha deciso di agire anziché subire. Ha creato un sistema di tracciamento dell’umore online, Moodscope, che lui stesso ha utilizzato per migliorare la sua vita.

Per farlo ha rielaborato un test di misurazione dell’umore scientificamente robusto, il PANAS, lo ha adattato con il permesso degli psicologi che lo hanno creato e l’autorizzazione dell’American Psychological Association.

Il sistema parte da un presupposto semplice: misurare e condividere l’umore, come abitudine e gesto giornaliero, ha effetti benefici su noi stessi e le persone che ci circondano.

In fondo lo facciamo continuamente. Condividiamo di continuo il nostro umore anche in modo inconsapevole, con i movimenti del nostro corpo, il tono della voce, il modo di rispondere e di lavorare.
Se una persona mi risponde con un tono che percepisco come asciutto, secco o ostile faccio più fatica a interagire. Anche tu? Se questa persona prima di farlo mi comunica che non è di buon umore per questioni sue cambia tutto nella dinamica della relazione.

Qualche giorno fa, dalla Harvard Business Review, una conferma che persino in un ambiente di lavoro sfidante come un ospedale si può migliorare la professionalità e la sicurezza dei pazienti in 10 minuti, condividendo il proprio umore con i colleghi tramite… un gioco.

Ci sono quindi motivazioni valide ed evidenze scientifiche che mostrano che se dedichi 10 minuti all’inizio della giornata lavorativa a condividere con i tuoi colleghi un momento di gioco e ammetti il tuo umore ne avrete numerosi benefici sia tu che i tuoi colleghi e tutte le persone in relazione con le vostre attività.

Giocare in squadra 10 minuti per lavorare meglio e aumentare produttività e sicurezza.
In aereo come in ospedale.

Al Rotterdam Eye Hospital alcuni manager sono stati ispirati da una scena alla quale hanno assistito su un volo KLM: i membri dell’equipaggio si presentano e si fanno due domande sulla sicurezza del volo.
Si sono chiesti: “Perché non fare lo stesso in ospedale?”
Per mettere in pratica l’idea i membri del team di design thinking dell’ospedale hanno ideato un gioco di “carte” che incoraggia i colleghi a lavorare insieme più agevolmente e, di conseguenza, rinforza la sicurezza e la cura del paziente.
Come funziona? All’inizio di ogni turno, i membri della squadra si ritrovano per una partenza del team (team start).
Ogni membro del team valuta il suo stato d’animo come verde (sto bene), arancio (sono ok ma ci sono alcune cose di cui sono preoccupato) o rosso (sono sotto stress).

Gli altri non hanno bisogno di sapere se sei sotto stress perché non hai fatto colazione o hai litigato con il tuo partner, non sono affari loro. Tuttavia, è importante per loro sapere come ti senti perché come ti senti comporta cambiamenti nel modo in cui è possibile o utile interagire con te.

Il leader della squadra chiede poi se ci sia qualcosa che la squadra ha bisogno di sapere per lavorare in modo più efficiente in quel turno.
Ad esempio: ci sono stati ritardi nei trasporti, quindi è probabile che i pazienti arrivino tardi agli appuntamenti? Oppure “C’è qualche paziente con qualche esigenza speciale?”

Prima di chiudere l’incontro, il leader chiede a due membri dello staff di scegliere una carta ognuno. Le card si dividono tra

• quelle che testano la conoscenza della persona;
• quelle che chiedono alla persona di osservare qualcosa durante il turno e condividerlo con i colleghi nell’incontro del giorno successivo.

Le card cambiano sono del tipo “Elenca i cinque passi dell’igiene delle mani” oppure “Indica gli errori più comuni che possono accadere quando si preparano le medicazioni” e cambiano ogni giorno.
Un compito assegnato potrebbe essere “Osserva l’ambiente durante la giornata e indica quali sono gli elementi che migliorano l’atmosfera dell’ambiente” oppure “osserva chi interagisce con i membri del gruppo e identifica sfide e opportunità”

Questa routine ha portato miglioramenti nella qualità del servizio da quando è stata attivata nel 2015. La soddisfazione degli operatori sul lavoro è migliorata in modo sostanziale; il gioco ha incoraggiato i colleghi a conoscersi meglio e questo ha comportato benefici avvertiti dai pazienti. Alcuni membri del gruppo hanno ammesso di aver compreso meglio le ragioni dietro alcuni protocolli. Per molti, questo ha contribuito a sentirsi parte di un team.

Una volta avviata, l’iniziativa ha contagiato altri ospedali e organizzazioni di cure in Olanda e non solo. Il Rotterdam Eye Hospital ha introdotto il gioco in altre sedi in Gran Bretagna, Australia, a Singapore.

Il gioco non è costoso, ma richiede che i manager collaborino e che si rispettino alcune condizioni. Le card del gioco devono essere progettate in modo contestualizzato, basate sulla cultura del proprio luogo di lavoro e focalizzate sulle sfide che si affrontano in quell’ambiente.

Ci deve essere un impegno a partecipare al gioco. Non funziona se le squadre giocano solo raramente e richiede che ogni membro del team partecipi. Il gioco funziona se ognuno si sente sulla stessa barca.

Rendersi conto del proprio umore, registrarlo e condividere con altri.

Moodscope, il sistema online realizzato da Cousins, è un sistema online ora utilizzato da oltre 100.000 persone. L’iniziativa ha stimolato studi scientifici che hanno confermato i benefici di questa pratica.
Il sistema consente di inserire il proprio livello di umore e lo mostra in un grafico, oltre a permettere di condividerlo con le persone con cui si decide di farlo.

Ci sono anche app che registrano l’umore nell’arco della giornata, ad esempio MoodPanda e MySmark. Qualche tempo fa ho scritto un articolo e fatto un breve video su Happymeter, un sistema ideato da scienziati dell’M.I.T. per misurare la felicità con uno SMARTWATCH, basandosi sull’interpretazione dei dati provenienti dai sensori corporei e prevedere lo stato d’animo.

Al Quantified Self Labs in California, Alexandra Carmichael ha condiviso pubblicamente il suo report di 6 mesi nel quale ha confermato quanto condividere il suo umore abbia cambiato a sua vita.
Con la sua esperienza è giunta ad alcune conclusioni interessanti:

• l’umore può fluttuare molto di più di quanto ci aspettiamo in tempi molto brevi, per cui è utile osservare e condividere il proprio umore più di una volta al giorno;
• tenere traccia del proprio umore migliora consapevolezza e resilienza;
• condividere le emozioni rinforza le relazioni.

Fermarci un attimo e renderci conto di quale sia il nostro umore

• aiuta a comprendere i rapporti di casualità: cosa ci fa essere su o giù di morale?
• ci da consapevolezza e quindi anche modi per agire, ci fa diventare più creativi nel trovarli.

Condividere con gli altri il nostro umore, in forma giocosa come nell’esempio dell’ospedale di Rotterdam,

• aumenta la nostra intelligenza emotiva
• ci permette di inserire la giocosità come abitudine utile ed efficace nella nostra vita professionale;
• ci rassicura (il cattivo umore fa parte della vita ed è di tutti e le persone che ci rispondono in modo asciutto sono forse semplicemente di cattivo umore, non è una questione personale).